Toute organisation souhaite utiliser de manière aussi rationnelle que possible les équipements disponibles. Mais comment déterminer les dépenses que vous pouvez optimiser ?
Vous connaissez évidemment les dépenses dans les grandes lignes, mais des informations détaillées vous éclaireront souvent davantage.
Il semble toutefois que ces informations ne soient pas toujours disponibles en ce qui concerne les équipements de protection individuelle (EPI) :
- On achète des EPI sans vraiment savoir où, pourquoi et par qui ils seront utilisés.
- Les EPI sont achetés dans le magasin du coin. Les factures sont effectivement établies correctement, mais généralement elles ne reprennent pas d’informations détaillées.
- Les achats d'EPI sont souvent effectués en même temps que ceux d'autres produits et ne sont donc pas enregistrés séparément.
- On additionne le total des dépenses sans tenir compte des dépenses spécifiques liées à un projet. Ces dépenses ne sont pas effectuées chaque année et donnent donc une image fausse.
- La consommation individuelle d'équipements de protection techniques n'est généralement pas enregistrée.
Bref, une foule d'informations qui seraient bien utiles à un acheteur pour optimiser son budget et le processus.
Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils pour bien cerner vos dépenses en équipements de protection individuelle et ainsi vous permettre de les optimiser.
Sans toutefois mettre la sécurité de vos collaborateurs en péril.
#1 Passez vos commandes par département ou par activité
Passer vos commandes par département ou par activité vous donne un meilleur aperçu des coûts liés à l'activité, ce qui vous permet d'établir votre budget avec plus de précision.
Vous pouvez ainsi repérer la différence de consommation entre les divers départements.
De cette façon, vous pouvez voir, par exemple, que le risque résiduel est plus marqué dans un département spécifique.
Ou s'il y a surconsommation d'un équipement de protection, parce que celui-ci n'est pas adapté à l'environnement dans lequel il est utilisé.
#2 Enregistrez le collaborateur qui utilisera l'équipement de protection.
Ce conseil vous aidera à réduire les coûts indirects.
Il sera en effet beaucoup plus facile de faire parvenir rapidement les produits livrés à la personne adéquate. Cela vous permet par ailleurs d'identifier la sous-consommation ou surconsommation de certains équipements.
Y a-t-il une raison pour laquelle il faut changer l'équipement de protection aussi souvent ? L'équipement de protection est-il bien adapté à l'usage qui en est fait ?
L'EPI offre-t-il suffisamment de confort pour pouvoir travailler en toute sécurité ? Les collaborateurs savent-ils que ce produit est également disponible ?
Autant de questions auxquelles vous pouvez répondre en reliant chaque commande à vos collaborateurs.
#3 Contrôlez l'utilisation des consommables
Mettez à disposition vos produits à rotation rapide (gants jetables, bouchons d'oreilles, masques, etc.) par le biais de distributeurs automatiques et faites-vous une idée de la consommation individuelle de ces produits.
Les produits seront ainsi disponibles plus rapidement et plus efficacement sur le lieu de travail, ce qui contribuera à une réduction des coûts indirects.
En enregistrant la consommation par personne, vous encouragez votre personnel à consommer plus ou moins d'équipements de protection. Il vous est possible de cette façon de découvrir pourquoi certains produits sont trop ou trop peu consommés et donc d'ajuster le tir, si nécessaire.
Mettre des consommables à disposition sur le lieu de travail au moyen de distributeurs automatiques permet d'éviter des stocks personnels superflus.
À lire également : réduisez votre budget d'EPI grâce aux distributeurs automatiques
#4 Enregistrez séparément les achats par projet
Les achats de vêtements antifeu pour l'équipe d'intervention, de détecteurs de gaz, de douches de sécurité, de masques pour lutter contre une pandémie, etc. sont des achats qui ne doivent bien souvent être effectués à nouveau qu'après quelques années.
Ces projets grèvent généralement le budget qui doit être mis à disposition pour la sécurité des collaborateurs.
Identifiez ces achats en les enregistrant séparément.
Vous garderez ainsi un aperçu précis de vos achats courants et pourrez continuer à suivre la consommation d'une année à l'autre.
En bref
Si vous enregistrez toujours les achats de matériel de sécurité de l'une des manières susmentionnées, vos collaborateurs seront coresponsables de leur propre (matériel de) sécurité.
Après seulement quelques mois, vous noterez des tendances et des changements au niveau de la consommation et pourrez prendre les mesures nécessaires.
Vous disposerez par ailleurs de tous les arguments nécessaires pour réaliser des économies ou pour démontrer que celles-ci ne sont pas souhaitables pour l'instant.
Bref, votre prochain budget sécurité sera nettement plus facile à établir.