Iedere organisatie wil zo bewust mogelijk met beschikbare middelen omgaan. Maar hoe bepaal je welke uitgaven geoptimaliseerd kunnen worden?
Uiteraard weet je in grote lijnen wel wat wordt gespendeerd, maar de detailinfo brengt vaak veel meer aan het licht.
Deze informatie blijkt voor persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) vaak niet altijd voor handen te zijn:
- PBM’s worden gekocht zonder écht bij te houden waar, waarom en door wie deze middelen gebruikt worden.
- PBM’s worden gekocht in de winkel om de hoek. Facturen worden uiteraard wel correct opgemaakt maar vaak ontbreekt gedetailleerde informatie.
- PBM’s worden samen met andere producten gekocht waardoor ze niet apart geregistreerd worden.
- de totale uitgaven worden opgeteld waarbij geen rekening wordt gehouden met specifieke, projectgebonden uitgaven. Deze uitgaven gebeuren niet jaarlijks waardoor ze een foutief beeld geven.
- De individuele verbruiken van technische beschermingsmiddelen worden meestal niet gelogd.
Kortom, heel wat informatie die je als inkoper goed kan gebruiken om je budget en proces te optimaliseren.
In dit artikel geven we je enkele tips om jouw uitgaven van persoonlijke beschermingsmiddelen inzichtelijk te krijgen zodat je ook deze kan optimaliseren.
Zonder de veiligheid van je medewerkers daarmee in het gedrang te brengen weliswaar.
#1 Bestel per afdeling of activiteit
Bestellen per afdeling of activiteit geeft je een beter overzicht in activiteit gebaseerde kosten waardoor je correcter kan budgetteren.
Het geeft je de mogelijkheid om het verschil in verbruik te detecteren tussen verschillende afdelingen.
Op deze manier kan je bijvoorbeeld zien dat het restrisico nadrukkelijker aanwezig is in een bepaalde afdeling.
Of is er een overconsumptie omdat het beschermingsmiddel niet geschikt is voor de omgeving waarin het gebruikt wordt?
#2 Hou voor elke bestelling bij welke medewerker het beschermingsmiddel zal gebruiken
Deze tip helpt jouw de indirecte kosten te doen dalen.
Het wordt namelijk een stuk eenvoudiger om de geleverde goederen snel tot bij de juiste persoon te krijgen. Daarnaast helpt het je ook om over- of onderconsumptie in kaart te brengen.
Is er een reden om het beschermingsmiddel zo vaak te wisselen? Is het wel geschikt voor de toepassing waarvoor het moet gebruikt worden?
Biedt het PBM wel voldoende comfort om veilig te kunnen werken? En weten medewerkers wel dat dit product ook beschikbaar is voor hen?
Allemaal vragen die je kan oplossen door iedere bestelling te koppelen aan je medewerkers.
#3 Volg het gebruik van verbruiksgoederen op
Verdeel je snel roterende producten (wegwerphandschoenen, oordopjes, maskers,...) via distributie automaten en krijg inzicht in het individuele verbruik van deze producten.
Tegelijkertijd breng je de producten sneller én efficiënter op de werkvloer wat bijdraagt om de indirecte kosten te beperken.
Door de verbruiken per persoon te registeren kan je mensen sensibiliseren om meer of net minder te gebruiken. Het geeft je de kans om te achterhalen waarom producten te veel of te weinig verbruikt worden zodat je kan bijsturen waar nodig.
Door verbruiksgoederen via distributie automaten beschikbaar te maken op de werkvloer, zorg je er ook voor dat persoonlijke voorraden overbodig worden.
Lees ook: haal jouw PBM budget naar beneden met distributie automaten
#4 Registreer project aankopen apart
Het aankopen van brandweerkledij voor het interventie-team, gasdetectoren, nooddouches, maskers bij uitbraak van een pandemie… het zijn allemaal aankopen die vaak maar eens om de zoveel jaren moeten gebeuren.
Dit zijn vaak projecten die vaak erg doorwegen op het budget dat moet vrijgemaakt worden voor veiligheid.
Identificeer deze aankopen door ze aparte te registreren.
Op deze manier behoud je een goed overzicht over je gebruikelijke aankopen en kan je jaar na jaar de verbruiken blijven opvolgen.
Kort samengevat
Door de aankopen van veiligheidsmateriaal steeds op 1 van bovenstaande manier te registreren, maak je medewerkers mede-verantwoordelijkheid voor hun eigen veiligheid(materiaal)
Je kan al na enkele maanden trends en wijzigingen in consumptie ontdekken en de nodige acties nemen.
Bovendien heb je alle argumenten voorhanden om een besparing door te voeren of te aan te tonen dat een besparing momenteel niet wenselijk is.
Kortom, het opmaken van je volgende veiligheidsbudget wordt een stuk eenvoudiger.
Webinar: Optimaliseer elke fase van het veiligheidsproces met vdp.com
Wil jij ook op een eenvoudige manier je aankopen registreren en opvolgen zonder meer tijd te investeren? Dat kan!
vdp.com is het online bestel- en beheerplatform van veiligheidsmateriaal dat volledig kan aangepast worden aan de manier van werken en behoeften van jouw organisatie.