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Réduisez votre budget d’EPI avec les distributeurs automatiques

Achetez-vous régulièrement des équipements de protection individuelle (EPI) pour les personnes de votre entreprise ou de votre équipe ?

Si c’est le cas, vous savez à quel point cette activité absorbe votre temps. Du temps que, naturellement, vous préféreriez consacrer à d'autres tâches.

Pourtant, il est important que vous preniez le temps de le faire, car c'est la sécurité et le confort de vos collaborateurs qui sont en jeu ici.

Quatre parties sont impliquées dans l'achat de produits de sécurité. Tout d'abord, le conseiller en prévention (1), qui détermine les risques sur le lieu de travail et est en contact direct avec les travailleurs (2). Ensuite, il y a l'acheteur (3), qui recherche les produits appropriés et veille à ce qu'ils parviennent rapidement aux travailleurs. Et enfin, dans de nombreux cas, le CPPT (4) (Comité pour la protection et la prévention au travail) qui doit donner son approbation.

Processus administratif manuel

L’établissement d’une bonne base qui identifie les EPI dont vous avez besoin ainsi que les équipements alternatifs est une chose essentielle.

Mais pour de nombreuses entreprises, le processus administratif est encore très manuel et peu efficace :

  • L'acheteur ou le chef d’entrepôt constate un besoin.
  • L'acheteur ou le chef d’entrepôt transmet les informations nécessaires pour passer une commande.
  • La commande est créée manuellement.
  • Le fournisseur ou distributeur reçoit la commande et l’enregistre dans son système.
  • Le fournisseur ou distributeur livre les produits.
  • Le chef d’entrepôt stocke les produits dans son entrepôt.
  • Le travailleur reçoit ses produits de sécurité.

Certaines entreprises adoptent déjà une approche améliorée. Elles omettent les étapes 3 et 4 en utilisant un système tel que l’EDI (Échange de données informatisé) ou PunchOut, par exemple.

Mais même dans ce cas, vous n'avez pas encore l'assurance que vos collaborateurs sont protégés en permanence ou qu'ils ont accès aux équipements de sécurité dont ils ont besoin.

Heureusement, des améliorations sont encore possibles : avec les distributeurs automatiques !

Qu'est-ce qu'un distributeur automatique ?

Vous placez les distributeurs automatiques dans la zone de fabrication et non pas dans un entrepôt par exemple (même si cela est également possible).

Les distributeurs automatiques se présentent sous diverses formes. Les deux types de distributeurs les plus courants sont les distributeurs automatiques rotatifs et les distributeurs avec système locker (système de casiers).

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Il y aussi les systèmes locker. Ces distributeurs sont principalement destinés à des produits de plus grande taille, tels que les casques ou les harnais.

Dans un distributeur automatique de type locker, vous pouvez retirer des produits, mais vous pouvez aussi les retourner pour l'entretien ou, par exemple, pour charger un détecteur de gaz.

Fonctionnement d'un distributeur automatique

Le fonctionnement des distributeurs automatiques de Vandeputte comprend 4 étapes :

  1. Configuration du distributeur automatique
  2. Approvisionnement des produits par vos collaborateurs ou par Vandeputte
  3. Retrait des produits par les travailleurs
  4. Gestion et optimisation de la consommation

#1 Configuration

Avant de lancer la mise en service des distributeurs automatiques pour vos travailleurs, il est essentiel que tout soit configuré selon vos souhaits. Vous devez commencer par enregistrer les utilisateurs. Vous pouvez également établir, par exemple, des restrictions par utilisateur ou groupe d'utilisateurs.

Chez Vandeputte, vous pouvez limiter le retrait de produits en fonction de la valeur des produits, du temps d’utilisation, du groupe de produits ou même en fonction de la taille ou de la couleur des produits. Ainsi, un travailleur peut être autorisé à retirer un produit du groupe Vêtements tous les six mois. Vous pouvez également définir un minimum ou un maximum par produit.

Pour vous assurer que le processus reste interactif, vous pouvez même ajouter des instructions de sécurité ou des manuels personnalisés.

C'est la phase la plus intensive de l'ensemble du processus, car elle nécessite une certaine préparation.

#2 Approvisionnement des produits

Vous pouvez demander à votre fournisseur d'assurer l’approvisionnement des distributeurs.

L'interface utilisateur du système vous donne un aperçu au format Excel ou PDF des produits devant être réapprovisionnés.

Vous verrez sur l'écran les compartiments des produits que vous pouvez réapprovisionner. Vous verrez également le nombre maximal d’unités d’un produit que vous pouvez ajouter. Vous saisissez ensuite le nombre d’unités que vous souhaitez effectivement réapprovisionner.

Afin d'éviter les erreurs, vous ne pourrez accéder qu'aux compartiments des produits devant être réapprovisionnés.

Si vous changez de produit, le distributeur livrera d'abord les anciens modèles et seulement ensuite les nouveaux modèles.

#3 Retrait des produits du distributeur automatique

Il est important que les travailleurs soient disposés à utiliser les distributeurs automatiques tous les jours.

Pour cela, vous avez besoin d'une bonne interface et d'un bon logiciel. Ainsi, le retrait et la restitution des produits doivent être des opérations simples et intuitives.

Les distributeurs automatiques de Vandeputte sont équipés entre autres, d'un écran tactile que vous pouvez contrôler en utilisant un badge personnel, un code PIN ou même une empreinte digitale.

Pour encore plus de sécurité, vous pouvez définir une question de vérification.

Les choix affichés à l'écran sont conformes aux restrictions que vous avez définies préalablement. Le travailleur reçoit ensuite des informations sur le produit de sécurité.

Des questions pourraient également être affichées à l’écran de façon à garantir la sécurité des personnes qui vont se mettre au travail.

Et si un article n'est pas disponible immédiatement ? Vos travailleurs sont informés de la raison de cette indisponibilité et vous pouvez ainsi intervenir plus rapidement et plus efficacement.

#4 Gestion de la consommation

Vous pouvez contrôler la consommation des produits via l'application web sur www.vdp.com.

Vous y trouvez entre autres les rapports suivants :

  • la consommation générale par distributeur, par groupe de produits ou par centre de coûts
  • la consommation générale par utilisateur et/ou par groupe d’utilisateurs
  • la performance du distributeur automatique
  • le délai moyen de retrait
  • les heures de pointe et les heures creuses du distributeur automatique

Ces rapports vous donnent un aperçu de la consommation. Cela vous permet d'optimiser la consommation et d’assurer une utilisation plus efficace du distributeur automatique.

Les commandes passées sur d'autres plates-formes, telles que le site Web, le système EDI ou par courrier électronique, peuvent également être consultées dans le tableau de bord. C'est on ne peut plus clair !

Pourquoi opter pour des distributeurs automatiques ?

L'utilisation de distributeurs automatiques permet donc de gagner beaucoup de temps et augmente l'efficacité et la sécurité au sein de votre entreprise.

Avantages pour vos collaborateurs

Ils ne doivent pas se rendre à chaque fois à l'entrepôt central. Ils retirent simplement les équipements de sécurité dans le distributeur automatique installé sur leur lieu de travail, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

L’époque où l’on avait des doutes sur l’adéquation des équipements utilisés est désormais révolue. Avec le distributeur automatique, vous ne pouvez obtenir que le matériel qui est adapté à votre personne et à vos activités !

Avantages pour votre service de sécurité

Les EPI nécessaires sont constamment disponibles sur le lieu de travail. Il existe un lien entre le matériel approprié et les utilisateurs et/ou les activités. Il est même possible d’afficher une vidéo sur l'écran d'accueil ou de poser des questions sur certains produits. Cela réduit le risque d'erreurs.

Cela facilite également le suivi de l'utilisation par travailleur, l'entretien, la certification et l'inspection des matériaux.

Avantages pour le service des achats

Les distributeurs automatiques sont disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Vous pouvez également les installer à différents endroits. Cela accélère la distribution interne des produits de sécurité.

Un autre avantage est que toutes les informations sont enregistrées. Cela vous permet d’obtenir à tout moment un aperçu de la consommation par produit et par utilisateur, ainsi que des stocks existants sur tous les sites.

L'expérience nous a démontré que les distributeurs automatiques permettent de réaliser des économies considérables de matériel.

Conclusion

Les distributeurs automatiques d’équipements de protection individuelle offrent la solution idéale si vous souhaitez automatiser et optimiser votre processus de commande manuel.

En plaçant les distributeurs à différents endroits stratégiques, vous veillez à ce que vos collaborateurs aient pratiquement toujours à leur disposition les équipements de sécurité dont ils ont besoin.

Ces solutions de distribution ne se limitent pas à une décision prise à la légère. Vous verrez que plus vous travaillez à leur configuration, mieux vous pourrez estimer votre budget EPI.