Organisaties streven steeds meer naar een optimalisatie van hun totale veiligheidsproces.
Dit proces bestaat uit 4 fasen:
- Analyse en selectie: risicoanalyse, collectieve bescherming en keuze van PBM
- Toeleveringsketen: offertes, leveringen en interne opslag
- Toepassing en gebruik: hoe gebruik ik een PBM op de juiste manier
- Services: onderhoud, herstelling en certificering van PBM
Als preventieadviseur maak je eerst een risico-inventarisatie en -evaluatie.
Op deze manier heb je een perfect overzicht waar beschermingsmaatregelen zich opdringen.
Wanneer je beslist dat collectieve - en/of persoonlijke beschermingsmiddelen kunnen bijdragen om je medewerkers veilig te laten werken, begint de zoektocht naar de meeste geschikte producten.
Het resultaat hiervan is een PBM matrix.
Dat is een overzicht dat aangeeft welke risico’s er zijn per werkpost en welke bescherming je medewerkers moeten gebruiken om veilig te kunnen werken.
Maar, hoe kan je dit in de praktijk brengen?
Met het beheersplatform vdp.com heb je de juiste tools in handen om hierover te waken.
In 3 stappen zorg jij ervoor dat:
- enkel je goedgekeurde producten worden besteld;
- je medewerkers kennis hebben van de pbm matrix;
- je medewerkers het juiste product gebruiken voor elke werksituatie.
1. Stel je persoonlijke catalogus samen
Wanneer je een bedrijfseigen catalogus samenstelt maak je in 1 keer komaf met de valkuil dat producten worden besteld die niet tot het contract behoren.
Stel online 1 of meerdere productgamma’s samen die zowel door jou als door je medewerkers kan gebruikt worden.
Vervolgens koppel je deze afgelijnde productgamma’s aan een afdeling, een functie, een bedrijfseenheid,… Dit kan alles zijn wat voor jou bedrijf logisch is.
De prijzen in je online catalogus volgen de afspraken tussen jouw organisatie en Vandeputte.
2. Bepaal wie toegang krijgt
Definieer vooraf welke gebruikers toegang hebben tot welke catalogi.
Dit doe je aan de hand van security rollen. Hierin vind je verschillende rechten die je toewijst aan je gebruikers.
Toegang tot catalogi
Bepaal per type gebruiker welke catalogi toegankelijk zijn.
Je kan er op deze manier voor zorgen dat medewerkers enkel toegang hebben tot de catalogus die past bij zijn/haar functie of risico’s op de werkvloer.
Beschikbare informatie
Bepaal per type gebruiker welke informatie beschikbaar is.
Je kan voor elke gebruiker bepalen:
- welke catalogi zichtbaar zijn. Je kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat een medewerker enkel de producten kan terug vinden die relevant zijn voor zijn/haar functie.
- of prijzen zichtbaar mogen zijn. Deze instelling kan per beschikbare catalogus afwijken.
- of documenten zoals technische fiches, conformiteitsattesten en handleidingen beschikbaar moeten zijn.
Bestelrechten
Bepaal per type gebruiker voor welke afdelingen en/of voor welke mensen deze gebruiker aankopen mag doen.
3. Stel budgetten op
Koppel online je budgetten voor de aankoop van persoonlijke beschermingsmiddelen.
Dit kan je doen op verschillende manieren:
- Een vastgelegde periode: bijvoorbeeld maximum 1.000 € op jaarbasis
- Een specifiek product: bijvoorbeeld slechts 2 werkbroeken
- Een productgroep: bijvoorbeeld 2 paar werkschoenen op jaarbasis
- Een combinatie van bovenstaande parameters: bijvoorbeeld 1000€ op jaarbasis waarvan maximum 2 paar schoenen
Het voordeel voor jouw organisatie
De mogelijkheid om rechten toe te kennen aan gebruikers en je productmix af te bakenen heeft heel wat voordelen, zowel voor jou als voor je medewerkers.
Je hebt steeds een perfect overzicht van de mogelijkheden van elke vdp.com-gebruiker.
Jij bepaalt zelf wat en hoeveel er besteld wordt en behoudt de controle over alle uitgaven.
Wil je graag ontdekken op welke manier vdp.com jouw organisatie kan ondersteunen bij het optimaliseren van je volledige veiligheidsproces?