Tout le monde souhaite que ses collaborateurs bénéficient de la meilleure protection au travail afin qu’ils rentrent ensuite chez eux sains et saufs.
Mais le processus d’achat prend beaucoup de temps.
Vous cherchez aussi à l’accélérer et à le simplifier ?
Voici nos meilleur conseils pour adopter un processus d’achat d’équipements de sécurité plus rapide et efficace.
- Établir une bonne base et la garantir sur une plateforme de gestion
- Identifier les alternatives pour vos produits critiques
- Utiliser un catalogue PunchOut
- Automatiser le processus de commande avec Electronic Data Interchange
- Permettre à vos collaborateurs de commander eux-mêmes
- Recourir à une solution de distribution
1. Établir une bonne base et la garantir sur une plateforme de gestion
Choisir l’équipement de protection individuelle approprié pour chaque risque résiduel au sein de votre organisation constitue un véritable défi…
Non seulement en raison de l’offre étendue et des normes complexes qui y sont associées, mais aussi parce que de nombreuses parties sont impliquées.
- L’achat d’équipements de protection implique de multiples responsabilités légales. Pensez au rôle du service interne de prévention, du conseil, du service externe, de l’employeur et du collaborateur.
- Des parties sont également impliquées au sein de votre organisation : logistique, entrepôt, distribution interne, département des achats, entretien,...
Chacune de ces parties a des intérêts différents dont vous devez tenir compte.
Établissez dès lors une gamme de produits fixe, basée sur l’inventaire des risques. Vous disposez ainsi d’une base stable.
Vous pouvez également la mettre à jour dans une matrice des EPI.
Si nécessaire, demandez de l’aide à votre partenaire habituel pour les équipements de sécurité. Étant donné qu’il connaît bien le marché et a des contacts avec différents fabricants, il peut vous conseiller indépendamment des marques.
Vous pouvez ainsi sélectionner les produits qui offrent la bonne protection, sont suffisamment confortables, peuvent être livrés rapidement et présentent un rapport qualité-prix correct.
En outre, toutes les parties concernées sont satisfaites.
Une fois que vous avez constitué votre gamme de produits, vous pouvez la garantir en permettant les achats sur une plateforme de gestion.
Assurez-vous évidemment que seuls les produits de votre gamme puissent être sélectionnés.
- Vous ne devez plus envoyer de demandes de devis puisque les prix ont fait l’objet d’une discussion préalable et qu’ils sont fixés contractuellement.
- Vos commandes sont toujours effectuées sur la base de ces prix.
- Vous ne devez plus chercher le bon produit.
La plateforme de gestion vdp.com vous permet également d’associer vos produits à des applications ou départements.
Optimaliser votre processus sur vdp.com
Vdp.com est la plateforme de gestion des équipements de sécurité la plus complète, destinée à toute organisation désireuse de faire travailler ses collaborateurs en toute sécurité.
Vous gérez et commandez la gamme de produits propres à votre entreprise et recevez des informations sur les produits utilisés.
Prenez contact avec nous ou réservez une démonstration gratuite
2. Identifier les alternatives pour vos produits critiques
Les équipements de protection sont essentiels pour que votre processus de production et vos activités se déroulent en toute sécurité. Un équipement de protection est parfois tellement crucial que son absence peut entraîner l’arrêt de la production.
Votre partenaire en matière de sécurité doit bien entendu garantir l’approvisionnement de ces produits.
Malgré les efforts déployés, il y a malheureusement toujours un risque de rupture de stock des produits…
Si vous prédéfinissez des alternatives pour les produits critiques de votre organisation, vous pouvez intervenir plus rapidement en cas de besoin.
Il peut également être utile de sélectionner des produits fabriqués localement. Vous éliminez alors l’incertitude liée au transport.
3. Utiliser un catalogue PunchOut pour rendre le processus plus efficace
La gestion des données de base constitue un défi pour toute organisation. Vous voulez déléguer une partie de cette tâche tout en continuant à travailler dans votre propre progiciel ERP ?
Utilisez PunchOut. Vous pouvez ainsi vous connecter à la boutique en ligne de votre partenaire pour les équipements de sécurité afin de sélectionner les articles souhaités dans la gamme de votre entreprise.
Après avoir rempli votre panier, vous êtes redirigé(e) vers votre environnement ERP habituel. Vous suivez toujours votre propre processus d’approbation.
De cette manière, vous :
- Avez toujours accès aux prix et délais de livraison les plus récents.
- Disposez de toutes les informations essentielles sur les produits sans devoir les gérer vous-même dans votre progiciel ERP.
- Réduisez le nombre d’erreurs, car les deux parties se basent sur les mêmes informations.
Intégrer PunchOut à votre ERP
Prenez contact avec nous pour savoir comment intégrer PunchOut dans votre processus de commande.
4. Automatiser le processus de commande avec EDI
Votre processus d’achat est déjà bien automatisé, mais vous aimeriez économiser jusqu’à 35 % des frais administratifs et 25 % de votre temps ?
EDI (Electronic Data Interchange) permet d’associer votre propre progiciel ERP à celui de votre fournisseur.
EDI est le nom collectif des échanges électroniques de documents, tels que les commandes, confirmations de commande et factures.
Outre les gains de temps et d’argent, les commandes par EDI permettent également de réduire la marge d’erreur lors des livraisons et factures.
En outre, vous recevez très rapidement une confirmation de commande et des informations sur le délai de livraison.
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5. Permettre à vos collaborateurs de commander eux-mêmes
De plus en plus d’entreprises laissent les collaborateurs commander leurs propres équipements de protection.
Ils savent mieux que quiconque de quelle taille ils ont besoin, quand un élément doit être remplacé et ce qui est nécessaire pour travailler en toute sécurité.
Donnez accès à vos collaborateurs aux produits approuvés sur le site Internet ou la plateforme de commande en ligne de votre fournisseur.
Faites livrer les marchandises dans l’entreprise, au domicile du collaborateur ou dans un distributeur automatique.
Fixez les règles et déterminez vous-même les budgets à ne pas dépasser. Indiquez également à quel centre de coûts ou département appartient une personne afin que ces informations figurent sur les factures.
Le service financier reçoit ainsi immédiatement une facture correcte et peut affecter les coûts au bon centre.
Cela évite des tracasseries administratives.
6. Recourir à une solution de distribution
Grâce aux distributeurs automatiques, vos collaborateurs ont accès 24 h/24 et 7 j/7 aux équipements de sécurité disponibles.
Dès que le stock d’un produit est presque épuisé, une nouvelle commande est automatiquement créée auprès de votre partenaire habituel pour les équipements de sécurité. C’est plus facile tant pour vos collaborateurs que pour vous.
En tant qu’acheteur, vous pouvez bien sûr assurer le suivi du stock et de l’utilisation des produits.
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