• Home
  • Nieuws
  • Haal jouw pbm-budget naar beneden met distributieautomaten

Haal jouw pbm-budget naar beneden met distributieautomaten

Koop jij regelmatig persoonlijke beschermingsmiddelen (pbm’s) voor de mensen in je organisatie of je team?

Dan weet je hoeveel tijd dat kost. Tijd die je natuurlijk liever aan andere dingen besteedt. Toch is het belangrijk dat je er even de tijd voor neemt, want het gaat om de veiligheid en het comfort van je medewerkers.

Er zijn vier partijen betrokken bij het kopen van veiligheidsproducten: 

Ten eerste de preventieadviseur (1), die de risico’s op de werkvloer bepaalt en zich laat horen bij de mensen op de werkvloer (2).

Ten tweede is er de aankoper (3), die op zoek gaat naar de juiste producten en ervoor zorgt dat ze snel bij de medewerkers terechtkomen. En tot slot is er in veel gevallen nog het CPBW (4) (Comité voor Bescherming & Preventie op het Werk), dat zijn akkoord moet geven.

Een ingewikkeld proces verzekerd.

Manueel administratief proces

Een goede basis leggen van welke pbm’s plus alternatieven je nodig hebt, is één. Maar bij veel bedrijven is het administratieve proces nog erg manueel en niet erg efficiënt:

  • De aankoper of magazijnier stelt een tekort vast.
  • De aankoper of magazijnier geeft informatie door om een bestelling op te maken.
  • De bestelling wordt met de hand aangemaakt.
  • De leverancier of distributeur ontvangt de bestelling en voert hem in zijn systeem.
  • De leverancier of distributeur levert de goederen.
  • De magazijnier slaat de goederen op in zijn magazijn.
  • De medewerker ontvangt zijn veiligheidsproducten.

Sommige organisaties pakken het al iets beter aan. Ze slaan stap 3 en 4 over door bijvoorbeeld een systeem als EDI (Electronic Data Interchange) of PunchOut te gebruiken.

Maar zelfs dan ben je nog niet zeker dat je medewerkers continu beschermd zijn of toegang hebben tot de veiligheidsmiddelen die zij nodig hebben.

Gelukkig kan het nog beter: met distributieautomaten!

Wat zijn distributieautomaten?

Distributieautomaten plaats je op de werkvloer, dus niet bijvoorbeeld in een magazijn (maar het kan wel).

Ze zijn er in verschillende vormen. De twee meest voorkomende zijn draaiautomaten en lockerautomaten.

Draaiautomaten hebben verschillende vakken. Je gebruikt deze voor kleinere pbm’s, zoals handschoenen, brillen en stofmaskers.

draaiautomaat

Daarnaast zijn er lockerautomaten. Deze zijn vooral bedoeld voor grotere producten, zoals helmen of harnassen. In een lockerautomaat kan je producten afhalen, maar ook terugbrengen voor onderhoud of om bijvoorbeeld een gasdetector op te laden.

Hoe werkt een distributieautomaat?

De werking van distributieautomaten bij Vandeputte bestaat uit 4 stappen:

  1. Configuratie van de automaat
  2. Uitname van producten door medewerkers
  3. Aanvullen van producten door jouw medewerkers of door Vandeputte
  4. Beheer en optimalisatie van het verbruik

#1 Configuratie

Voordat je de distributieautomaten ‘live’ zet voor je medewerkers, is het belangrijk dat alles is geconfigureerd volgens jouw wensen. Je begint met het registeren van de gebruikers en producten. Ook kan je bijvoorbeeld restricties opleggen per gebruiker of gebruikersgroep.

configuratie vending machines

Bij Vandeputte kan je de afname van producten beperken in waarde, tijd, productgroep of zelfs per maat of kleur. Een medewerker mag dan bijvoorbeeld iedere 6 maanden een product uit de groep kleding nemen. Ook kan je een minimum of maximum per product instellen.

Dit is het meest intensieve stuk van het ganse proces omdat het wel wat voorbereiding vraagt.

#2 Aanvullen van producten

Aanvullen doe je zelf of laat je doen via je leverancier.

De gebruikersinterface van het systeem geeft je een overzicht in Excel- of pdf-formaat van de aan te vullen producten. Op het scherm verschijnen de vakjes van producten die je kan aanvullen. Daar zie je ook hoeveel stuks van een product je maximaal kan toevoegen. Vervolgens geef je in hoeveel stuks je daadwerkelijk wil aanvullen.

aanvullen producten vending machines

Om fouten te vermijden, krijg je alleen toegang tot de aan te vullen vakken. Als je producten wijzigt, geeft de machine eerst de oude producten uit en daarna pas de nieuwe.

#3 Producten uit de automaat halen

Het is belangrijk dat medewerkers de automaten dagelijks willen gebruiken. Daarom heb je een goede interface en software nodig. Zo moet het uitnemen en terugbrengen van producten eenvoudig en intuïtief zijn.

De distributieautomaten van Vandeputte hebben bijvoorbeeld een touchscreen dat je bedient via een persoonlijke badge, pin-code of zelfs vingerafdruk. Voor nog meer veiligheid kan je een controlevraag instellen.

producten uit vending automaat halen

De keuzes op het scherm sluiten aan bij de restricties die je van tevoren hebt ingevoerd. Vervolgens krijgt de medewerker informatie over het veiligheidsproduct. Ook verschijnen eventueel enkele vragen, zodat iemand zeker is voordat hij aan de slag gaat.

keuzescherm vending machine

Is een artikel niet meteen beschikbaar? Dan krijgen je medewerkers de reden te zien en kan je sneller en efficiënter ingrijpen.

#4 Verbruik beheren

Het verbruik van producten kan je volgen via de webapplicatie op www.vdp.com.

Je vindt daar onder andere de volgende rapporten:

  • het algemeen verbruik per machine, per productgroep of per kostenplaats
  • het algemeen verbruik per gebruiker en/of gebruikersgroep
  • de performance van de automaat
  • de gemiddelde tijd van uitname
  • piek- en dalmomenten van de automaat

verbruik vending machine

Deze rapporten geven je inzicht in het verbruik. Hierdoor kan je het verbruik optimaliseren en de automaat beter benutten.

Ook bestellingen die je doet via andere platformen, zoals de website, EDI of e-mail, vind je terug in het dashboard. Dat is wel zo overzichtelijk!

Waarom kiezen voor distributieautomaten ?

Het gebruik van distributieautomaten zorgt dus voor een grote tijdsbesparing en meer efficiëntie en veiligheid in je bedrijf.
 

Voordelen voor je medewerkers

Zij hoeven niet steeds naar het centrale magazijn te lopen. Ze halen het veiligheidsmateriaal gewoon op je werkplek uit de automaat en dat 24 uur per dag, 7 dagen per week.

Twijfelen of je wel het juiste materiaal gebruikt, behoort tot de verleden tijd. Via de automaat kan je alleen het juiste materiaal voor jou en je werkzaamheden ophalen!

Voordelen voor je veiligheidsdienst

De noodzakelijke pbm’s zijn steeds beschikbaar op de werkplek. Er is een koppeling van het juiste materiaal met de gebruikers en/of werkzaamheden. Het is zelfs mogelijk om een video te tonen op het beginscherm of vragen te stellen bij bepaalde producten. Zo daalt het risico op fouten.

Ook wordt het opvolgen van het gebruik per medewerker, het onderhoud, de certificering en de keuring van materialen eenvoudiger.

Voordelen voor de aankoopdienst

Distributieautomaten zijn 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar. Ook kun je ze op verschillende locaties neerzetten. Dit versnelt de interne verdeling van de veiligheidsproducten.

Een ander voordeel is dat alle informatie wordt opgeslagen. Hierdoor heb je op elk ogenblik een overzicht van het verbruik per product en per gebruiker, én van de actuele voorraad op alle locaties.

De ervaring leert ons dat distributieautomaten zorgen voor een aanzienlijke besparing op materiaal.

Conclusie

Distributie automaten voor persoonlijke beschermingsmiddelen zijn de ideale oplossing wanneer je jouw manuele bestelling proces wil automatiseren en optimaliseren.

Door machines op verschillende strategische locaties te zetten vallen je medewerkers haast nooit zonder veiligheidsmateriaal.

Deze distributie oplossingen gaan niet over 1 nacht ijs. Je zal zien dat hoe meer je ze finetuned, hoe beter je jouw pbm budget kan inschatten en optimaliseren.