Iedereen wil dat medewerkers optimaal beschermd aan de slag gaan, zodat ze ’s avonds veilig en wel weer naar huis kunnen.
Maar het aankoopproces kost veel tijd.
Wil jij ook sneller en gemakkelijker door dat proces heen?
Hier zijn onze beste tips om het inkoopproces veiligheidsmateriaal sneller en efficiënter te laten verlopen.
- Leg een goede basis en borg dit via een beheerplatform
- Bepaal alternatieven voor je kritieke producten
- Maak gebruik van een PunchOut catalogus
- Automatiseer je bestelproces met EDI
- Laat je medewerkers zelf bestellen
- Schakel een distributie oplossing in
1. Leg een goede basis en borg dit via een beheerplatform
Het juiste persoonlijk beschermingsmiddel selecteren voor elk restrisico binnen je organisatie is een hele uitdaging…
Niet alleen omwille van het grote aanbod en de complexe normen die er aan gekoppeld zijn. Maar ook omdat er heel wat partijen betrokken zijn.
- Er zijn heel wat wettelijke verantwoordelijkheden bij de aankoop van beschermingsmiddelen. Denk maar aan de rol van de interne preventiedienst, het comité, de externe dienst, de werkgever en de werknemer.
- Ook binnen je organisatie zijn er betrokken partijen : logistiek, magazijn, interne verdeling, aankoopafdeling, onderhoud,…
Elk van deze betrokkenen heeft andere belangen waarmee je rekening moet houden.
Stel daarom een vast productassortiment op basis van de risico-inventarisatie. Dat geeft je een stabiele basis.
Dit kan je ook bijhouden in een PBM matrix.
Laat je eventueel bijstaan door je vaste partner in veiligheidsmateriaal. Door de brede kennis van de markt en de contacten met verschillende fabrikanten, kunnen zij steeds een merkonafhankelijk advies geven.
Op deze manier kan je die producten selecteren die de juiste bescherming bieden, voldoende comfortabel zijn, snel leverbaar zijn én de juiste prijs/kwaliteitsverhouding hebben.
De tevredenheid van alle betrokken partijen krijg je er als een surplus bij.
Eens je productassortiment is samengesteld, kan je dit borgen door je aankopen te laten verlopen via een beheerplatform.
Zorg er uiteraard voor dat enkel producten uit je geselecteerd productassortiment kunnen gekozen worden.
- Je hoeft geen offerte-aanvragen meer te versturen aangezien de prijzen vooraf werden besproken en vastgelegd in een contract.
- Je bestellingen worden steeds op basis van deze prijzen doorgevoerd
- Je hoeft niet meer op zoek te gaan naar het juiste product.
Via het beheerplatform van vdp.com kan je producten ook koppelen aan toepassingen of afdelingen.
Optimaliseer je eigen proces via vdp.com
Vdp.com is het meest complete beheerplatform voor veiligheidsmateriaal, voor elke organisatie die medewerkers veilig wil laten werken.
Je beheert en bestelt je bedrijfseigen productgamma en krijgt inzichten in je verbruikte producten.
Neem contact met ons op of boek een gratis demo
2. Bepaal alternatieven voor je kritieke producten
Beschermingsmiddelen zijn cruciaal om je productieproces of je activiteiten veilig te laten verlopen. Soms is een beschermingsmiddel zo cruciaal dat het ontbreken ervan de productie kan stil leggen.
Uiteraard is het de taak van je partner in veiligheid om de toelevering van deze producten te garanderen.
Desondanks de inspanning die geleverd worden, kan je jammer genoeg nooit uitsluiten dat producten niet beschikbaar zijn.
Wanneer je vooraf alternatieven vastlegt voor de kritieke producten in je organisatie kan je sneller schakelen op het moment dat je het nodig hebt.
Het kan ook helpen om producten te selecteren die lokaal worden gemaakt. Dan schakel je alvast de onzekere factor van vervoer uit.
3. Maak je proces efficiënter met een Punchout catalogus
Het beheren van masterdata is een uitdaging voor elke organisatie. Wil je een deel van deze taak overboord gooien en toch in je eigen ERP-pakket blijven werken?
Maak dan gebruik van PunchOut. Hiermee log je in op de webshop van jouw partner in veiligheid om de gewenste producten te selecteren uit je bedrijfseigen productgamma.
Na het vullen van je winkelmandje keer je terug naar je eigen vertrouwde ERP omgeving. Hier volg je nog steeds je eigen goedkeuringsproces.
Op deze manier :
- heb je steeds toegang tot de meest recente prijzen en levertermijnen
- beschik je over alle essentiële productinformatie zonder dat je ze zelf moet beheren in je ERP-pakket
- reduceer je fouten omdat beide partijen van dezelfde informatie gebruik maken.
PunchOut integreren met jouw ERP
Neem contact op en we brengen in kaart op welke manier je PunchOut in jouw bestelproces kan integreren.
4. Automatiseer je bestelproces met EDI
Is je aankoopproces al goed geautomatiseerd maar wil je tot 35% besparen op administratieve kosten en tot 25% op je tijd?
Via EDI (Electronic Data Interchange) koppel je je eigen ERP pakket aan dat van je leverancier.
EDI is een verzamelnaam voor elektronische uitwisselingen van documenten zoals orders, orderbevestigingen en facturen. Behalve een besparing van tijd en kosten, betekent bestellen via EDI ook een lagere foutmarge bij leveringen en facturen.
Daarnaast ontvang je in een mum van tijd een orderbevestiging en informatie over de levertermijn.
EDI opzetten met Vandeputte
Wil je sneller en met minder fouten je belangrijkste documenten met ons delen?
Neem contact op en wij leggen je uit op welke manier je EDI in jouw bestelproces kan integreren.
5. Laat je medewerkers zelf bestellen
Meer en meer bedrijven laten medewerkers zelf beschermingsmiddelen bestellen.
Zij weten best welke maat ze nodig hebben, wanneer iets aan vervanging toe is en wat ze nodig hebben om veilig te kunnen werken.
Geef je medewerkers toegang tot de goedgekeurde producten op de website of het online bestelplatform van je leverancier.
Laat de goederen op het bedrijf leveren, bij de medewerker thuis of in een distributie automaat.
Stel regels op en bepaal zelf welke budgetten ze niet mogen overschrijden. Geef ook aan tot welke kostenplaats of afdeling iemand behoort zodat facturen deze info bevatten.
De financiële afdeling ontvangt dan meteen een correcte factuur en kan de kosten toewijzen aan de juiste kostenplaats. Dat scheelt een hoop administratie!
6. Schakel een distributie automaat in
Via distributie automaten hebben je medewerkers 24/7 toegang tot beschikbare veiligheidsmaterialen.
Zodra een product bijna op is, wordt er automatisch een nieuwe bestelling aangemaakt bij je vertrouwde partner in veiligheid. Dit werkt prettiger voor zowel de medewerkers als voor jou.
En natuurlijk kun jij als inkoper de beschikbaarheid en het verbruik van de producten volgen.
Ontdek onze distributie oplossingen
